Un software ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema que integra los datos de tu empresa y automatiza los procesos de negocio en una única plataforma digital. Con ello se consigue una mayor eficiencia en la gestión de tu compañía y se eliminan las ineficiencias provocadas por las múltiples tareas manuales, es decir, todo lo que ocasiona una gestión difícil de controlar, medir y suma grandes costos ocultos. Entérate más sobre su funcionamiento en este artículo.
El corazón de todo ERP es una única y poderosa base de datos: de ésta manera es posible compartir toda clase de información ingresada por los usuarios de forma instantánea y a toda la empresa. Si bien ERP es una categoría de software, por aspectos comerciales los proveedores de software lo han separado en varios subsistemas que llamaron módulos, cada uno de los cuales aborda una funcionalidad específica de la empresa y todos ellos extraen sus datos de una base de datos centralizada.
Funcionalidades
En resumen, los llamados módulos son las funcionalidades. Es por esto que existen módulos de compras, ventas, contabilidad, manufactura, sólo por nombrar algunos.
Si bien para las empresas es posible adquirir de manera independiente los diferentes módulos que necesita para su operación, la verdadera ventaja de los sistemas ERP es poder utilizar todos los módulos que necesite por su actividad y así trabajar de forma integrada y transparente.
El concepto de “módulo” es contrario a la filosofía de ERP integral y la empresa puede entorpecer su operación eficiente si por causas financieras no contrata algún módulo que verdaderamente necesita.
Una plataforma unificada, por otro lado, ofrece integraciones nativas entre módulos y una interfaz de usuario común a medida que los usuarios se mueven entre ellos, facilitando así la utilización del ERP. La información fluye fácilmente entre los módulos para dar a los responsables de la toma de decisiones una visión completa de la empresa.
¿Por qué un sistema ERP ayudará a tu empresa a profesionalizarse y gestionarse mejor?
La respuesta está en las mejores prácticas de gestión administrativa y operativa que éstos sistemas tienen incorporadas y que le facilitan a las empresas su adopción. Aquí nombramos algunas de ellas:
1.Procesos estandarizados
Durante el crecimiento de las empresas normalmente el personal de su equipo, mediante sus experiencias previas, va creando procesos buscando facilitar el trabajo y el crecimiento; sin embargo, muchas veces se crean procesos repetitivos, ineficientes o desordenados. Un sistema ERP estandariza estos procesos, otorgando una forma única de realizar las tareas.
2.Facilidad de adopción de las mejores prácticas
La mayoría de los ERP tienen incorporadas las mejores prácticas internacionales de gestión, por lo que no será necesario que éstas prácticas sean diseñadas por la propia empresa.
La compañía sólo deberá evaluar la conveniencia y necesidad de la implantación de ellas, según su situación y tamaño.
3. Integración de los procesos de negocio
Tendrán la capacidad de unificar un conjunto diverso de procesos que diariamente se utilizan en las empresas, debe conectar los flujos de trabajo que desempeñan un papel crucial en el éxito de la empresa, aumentando la productividad y la visibilidad,
4.Automatización
Otra característica básica del software ERP es la capacidad de automatizar tareas repetitivas como nómina, facturación, procesamiento de pedidos e informes. Esto reduce la entrada de datos manual y, a veces, duplicada, lo que ahorra tiempo y minimiza los errores.
Tipos de ERP
Existen mayoritariamente 2 modelos de despliegue de sistemas ERP que abordan necesidades de diferentes tipos de empresas y es importante comprender las características de cada una para que puedas identificar la mejor opción para tu negocio. Aquí te describimos las diferencias en relación a las principales características:
ERP local
Con un sistema local, la empresa ejecuta el software en los sus servidores propios y es responsable de la seguridad, el mantenimiento, las actualizaciones y otras correcciones. El mantenimiento generalmente requiere personal idóneo que puede ser propio o contratado. Durante muchos años el ERP local fue la única opción que tenían las empresas, pero con la nube la popularidad de este modelo de implementación ha disminuido rápidamente.
La implementación de un sistema ERP en la nube permite a las empresas pagar una tarifa única por el uso y mantenimiento de los sistemas, tercerizando la totalidad de los servicios.
Las soluciones SaaS ERP son una versión popular de una verdadera solución en la nube, ya que el proveedor maneja todo en el back-end, incluidos los parches y las actualizaciones.
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