¿Tienes tus contratos con los estudiantes digitalizados, y vinculados a la facturación de cuotas?

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¿Tienes tus contratos con los estudiantes digitalizados, y vinculados a la facturación de cuotas?

Las instituciones educativas administran una gran cantidad de contratos con sus estudiantes,  que a veces por su cantidad, se torna bastante compleja su administración.

¿Te gustaría automatizar  la gestión de los contratos y el proceso de facturación de sus cuotas?

Comencemos por explicar por qué es importante la realización de contratos individuales a cada estudiante.

Contrato de Servicios Educativos

El Contrato de Servicios resume en un documento, el acuerdo realizado entre la institución y un tercero o un representante del tercero. Este acuerdo, regulará todas las condiciones para las transacciones a realizar entre ambas partes.

En el caso de Solop Educación, el Contrato de Servicio se genera definiendo al estudiante, su familia y a la persona a facturar, que en este caso será el responsable de pago. 

También definiremos:

  • Fechas  del  documento 
  • Servicio contratado 
  • Precios  y descuentos otorgados

Para el caso de enseñanza primaria y secundaria, definiremos la familia a la que pertenece el estudiante y este dato se utilizará también para la generación de los descuentos automáticos por el concepto de cantidad de hijos en la institución. 

Este documento es sumamente importante pues centraliza toda la información que necesitaremos en la vida de relacionamiento de la institución con el estudiante. Aquí tendremos todos los datos relevantes del estudiante, su familia, responsable de pago, producto o productos contratados, precios y si corresponde descuentos por cantidad de hijos o becas. 

Una vez firmado el contrato por el responsable de pago es posible digitalizarlo y anexarlo al  sistema para su mejor archivo, consulta y control.

Generación de cuotas

A partir de los contratos de servicios Se puede generar las cuotas correspondientes según los servicios recurrentes definidos. Así se podrán generar las cuotas a facturar en el futuro según la recurrencia definida en el contrato.

Esas cuotas quedarán vinculadas al contrato de servicio y servirán como base para la facturación mensual. 

Esta generación de cuotas es la que permite realizar pronósticos de caja, presupuestos y flujos de caja.

Emisión de la facturación

En oportunidad de la facturación  masiva utilizaremos como base las cuotas ya generadas y podremos agregar otros servicios realizados al estudiante.

De esta manera logramos emitir la facturación en pocos minutos,  pues  se basa en cuotas ya generadas en el sistema.

Solo resta emitir los estados de cuenta de forma masiva y si se desea, enviar  por correo electrónico las facturas y el nuevo estado de cuenta.

Si querés conocer más detalles de esta funcionalidad, o si te parece que Necesitás implementar un software educativo, solicitá nuestro asesoramiento y resolvé un problema que te consume mucho tiempo todos los meses.