Al emitir muchos estados de cuenta mensuales puedes recibir una buena cantidad de cobros por diferentes vías. Esto puede traerte un gran desafío: identificar y contabilizar esos cobros en tu sistema. Aquí te contamos cómo conciliar tus ingresos en el menor tiempo posible automatizando los procesos.
Cuando emites muchos estados de cuenta por mes es posible que recibas una gran cantidad de cobros por varias vías diferentes, y esto implicará que debas identificar y contabilizar esos ingresos en tu sistema y aplicarlos a las facturas emitidas.
Imagínate que todo este proceso que te lleva días de trabajo, y que tienes que hacerlo repetidamente todos los meses, pudieras hacerlo en cuestión de minutos.
Primero lo primero: veamos cuáles son los pasos manuales que se realizan en esta tarea
- Identificación del cobro, vinculándolo a un responsable de pago
- Creación del recibo de cobro en el sistema
- Asignación del cobro a las facturas
- Contabilización del cobro en tu sistema contable
- Conciliación bancaria
1. Identificación del cobro
Habitualmente puedes recibir cobros de varias maneras y el primer paso es vincularlos a un responsable de pago. Los cobros tienen identificado el número de familia o la cédula de identidad del responsable de pago. Cuando identifiques quién realizó el pago deberás ingresar el recibo en tu sistema.
2. Creación del documento de cobro en el sistema
Una vez identificados aquellos ingresos a la cuenta bancaria que corresponden a cobros de cuotas realizados mediante transferencias bancarias u otros medios automáticos, se debe generar en el sistema el documento de cobro de ese responsable de pago.
3. Asignación del cobro a las facturas de cuotas adeudadas
Al reconocer que existe un cobro correspondiente a un responsable de pago, se asigna al documento por cobrar del responsable que tenga más antigüedad. Si existe un saldo de un documento por cobrar impago, se deberá tomar ese documento impago en primera instancia para luego asignar los documentos más recientes.
4. Contabilización del cobro en tu sistema contable
Normalmente los sistemas contabilizan automáticamente cada transacción al momento de realizar el recibo.
5. Conciliación bancaria automática
Si realizas la conciliación bancaria de forma manual, deberás conciliar cada cobro en el banco con cada contabilización del cobro en tu contabilidad.
¿Quieres librarte de las tareas aburridas? Ahorra tiempo siguiendo estos consejos:
- Utiliza un software que realice la carga de los cobros de forma automática: Los actuales sistemas se encargan de automatizar las tareas repetitivas que no agregan valor. ¡La identificación de los cobros, creación de recibos y asignación con la factura son algunos de ellos!
- Concilia con tu banco de forma automática: gestionando esta operación agilizas la tarea y ahorras tiempo y esfuerzos.
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