Organizar eventos corporativos es una de las tareas más emocionantes —y exigentes— para las agencias de publicidad. Y si hay algo que puede marcar la diferencia entre una ejecución impecable y un dolor de cabeza, es la forma en que se gestionan las negociaciones con los proveedores.

Desde el alquiler del venue, el catering, el mobiliario, hasta la animación, luces y sonido, cada rubro necesita pasar por un proceso formal de cotización, evaluación y aprobación. Esto no solo es importante para controlar los costos, sino también para ofrecerle al cliente transparencia y opciones claras antes de tomar decisiones.

Pero ese proceso solo puede ser efectivo si está bien organizado y respaldado por una plataforma que permita gestionar todo desde un solo lugar.

El reto: múltiples ítems, múltiples proveedores, muchas decisiones que tomar

Un solo evento puede requerir decenas de contrataciones a terceros. Y por lo general, cada ítem clave (como el catering, por ejemplo) debe cotizarse con al menos tres proveedores distintos para garantizar la mejor relación calidad-precio.

Eso implica:

• Solicitar cotizaciones
• Ingresar los detalles por ítem
• Comparar precios, condiciones y servicios incluidos
• Presentar al cliente un resumen comprensible
• Recibir su aprobación formal
• Emitir las órdenes de compra a los proveedores seleccionados

¿Dónde se suele perder tiempo y control?

Cuando todo esto se hace en planillas dispersas, correos, PDFs y mensajes por WhatsApp que después hay que rastrear uno a uno.

La solución: presupuestos de eventos inteligentes desde el ERP

Con una herramienta como Solop ERP, el área de eventos puede:

• Armar presupuestos estructurados por ítems
• Agregar proveedores por cada servicio solicitado
• Ingresar y comparar cotizaciones fácilmente
• Generar reportes para presentación al cliente
• Hacer seguimiento de aprobaciones y cambios
• Transformar el presupuesto aprobado en órdenes de compra en minutos. Todo dentro de un mismo sistema, con trazabilidad total.

Ejemplo real: así se ve la comparación de proveedores desde el ERP

Supongamos que estamos armando el presupuesto del evento de lanzamiento de producto para un cliente. Dentro de los ítems, incluimos “Catering” con las siguientes tres cotizaciones recibidas:

Desde Solop, el project manager puede presentar esta comparativa visual y clara al cliente, incluir observaciones internas, y dejar lista la opción ganadora para que se convierta en una orden de compra formal.

Asignar, reemplazar y seguir: flexibilidad en tiempo real

Una de las grandes ventajas de tener este proceso dentro del ERP es que, una vez que el cliente elige a qué proveedor contratar en cada ítem, el sistema permite asignarlo fácilmente desde la misma interfaz, quedando registrados también los demás proveedores cotizados como parte del historial del presupuesto.

Y si surge un inconveniente —por ejemplo, si el proveedor elegido informa que no podrá cumplir con el servicio contratado—, el project manager puede simplemente deseleccionar al proveedor anterior y elegir uno de los otros que ya están registrados y validados, sin tener que iniciar el proceso desde cero.

Esta agilidad es clave para el éxito de eventos donde los tiempos de reacción son cortos y cada decisión cuenta.

¿Por qué es clave profesionalizar este proceso?

• Porque evita errores y sobrecostos
• Porque ahorra tiempo al equipo operativo
• Porque ofrece transparencia al cliente
• Porque da trazabilidad para auditorías y reportes
• Porque mejora la percepción de profesionalismo y control
• Y lo más importante: porque permite que los equipos de eventos se enfoquen en lo que realmente importa —crear experiencias memorables— mientras el ERP se encarga del back-office.

Eventos mejor negociados, mejor ejecutados

Cuando se trabaja con marcas importantes, cada decisión cuenta. Y cada proveedor involucrado en un evento representa una parte del éxito. Por eso, tener un sistema como Solop ERP que permita controlar todo el proceso de negociación, comparación, aprobación, asignación y reemplazo de proveedores es fundamental.

¿Tu agencia sigue cotizando por correo y armando presupuestos en Excel?
Es momento de profesionalizar la operación de eventos y ganar en eficiencia, orden y confianza.