WPP Group Uruguay se moderniza y transforma su gestión operativa y de backoffice
El mayor grupo de empresas de publicidad del mundo, en sus empresas en el Uruguay automatiza sus principales flujos operativos y financieros logrando exactitud en sus informes e importantes ahorros de tiempo.
¿Quién es WPP Group?
El Grupo WPP agrupa a las mejores agencias a nivel mundial de publicidad, medios, relaciones públicas e investigación de mercados.Algunas de ellas son: Burson Cohn & Wolf, Grey, GroupM, Young & Rubicam, Mediacom, Mindshare, Wavemaker, Wunderman y Xaxis.
En Uruguay el grupo WPP posee varias empresas que trabajan tanto para clientes nacionales como del exterior. Con un total de 5 empresas y más de 200 colaboradores es sin lugar a dudas un jugador muy importante gracias a la calidad de sus trabajos contando con muchas multinacionales dentro de sus clientes.
¿Qué problemas tenía el grupo WPP?
- Desconexión entre operación y backoffice
- Procesos manuales
- Procesos no estandarizados
- Falta de automatización
- Auditorías sin trazabilidad
- Muchas ingresos contables manuales
- Reportes manuales basados en planillas
La multiplicidad de planillas excel necesarias para analizar la performance y realizar las presentaciones al grupo eran muy trabajosas e inexactas. El grupo WPP necesitaba un software que realice mensualmente el reconocimiento de ingresos de forma automatizada y ágil para permitir cierres mensuales rápidos y exactos. No se disponía de un software para controlar la gestión mediante roles y permisos para usuarios con la flexibilidad que necesitaban.
¿Cómo era la gestión de WPP antes de Solop?
Antes de comenzar con el proceso de digitalización de su gestión junto con Solop se manejaba un sistema más simple que no permitía la configuración exacta de cada uno de sus procesos operativos lo que lo llevaban a manejar la operativa separada de su administración financiera. Contaban con un sistema de facturación y contable de Eximia.
En la operativa realizaban una gestión manual de órdenes de compra, utilizando una impresión en Word así como su numeración y control de manera manual.
Dada la magnitud de la empresa realizaban los cierres mensuales utilizando por un lado el cierre contable y por otro lado muchas planillas excel que se compartían entre integrantes del equipo de diferentes departamentos, lo que llevaba a un difícil control de modificaciones y en algunos casos pérdida de información.
¿Cómo Solop ha ayudado a la gestión del grupo WPP?
A través de Solop las empresas del grupo WPP han unificado y mejorado tanto su gestión operativa como la gestión financiera, mejorando sus cierres contables en calidad así cómo en velocidad. Automatizando sus procesos repetitivos y aplicando lógica de negocios lograron realizar sus cierres mensuales más rápidos y con menos personal, generando más información consistente y exacta.
La utilización del software Solop ERP facilitó la sistematización y estandarización de los procesos tanto operativos como financieros, brindando una auditoría completa y exacta de cada transacción así como también una visibilidad del estado de cada pedido del cliente así como su situación financiera.
Gracias a cálculos automáticos y procesos masivos se pudo automatizar procesos administrativos que antes se realizaban manualmente.
Con toda la información distribuida correctamente fue posible la creación de varios reportes a medida solicitados por el cliente de manera detallada y económica.
Solop ayudó al grupo WPP a cumplir con los exigentes requerimientos que tenían en cuanto a la definición de roles y controles de sus usuarios sin que ello signifique un freno en la velocidad de los procesos ni tampoco en la rapidez en su definición.
Algunos beneficios:
Gestión operativa
Los pedidos de clientes están ordenados por proyectos pudiendo ver fácilmente todos los documentos relacionados, sus estados y el resultado del mismo. Las tareas se asignan y tienen su seguimiento.
Órdenes de venta
Las órdenes de facturación pasan a ser órdenes de venta, siendo ingresadas directamente por los ejecutivos de manera que el departamento de facturación pueda obtenerlas fácilmente sin tener que volver a digitar nada. Cada orden se transformará según la forma de facturación que solicite el cliente, agrupando por proyectos, campañas u órdenes de compra del cliente.
Órdenes de compra
Aquellas ventas que impliquen una compra a proveedores generarán automáticamente una orden de compra relacionada con la misma información de la venta, garantizando así una vinculación y trazabilidad exacta. Existen flujos de aprobación
Reconocimiento de ingresos
El reconocimiento de ingresos se realiza de forma automatizada y transparente sin esfuerzo del equipo en sus cálculos. Utilizando diferentes criterios para el reconocimiento como por ejemplo la ejecución de servicios o el % de avance de proyectos se cuenta en cada cierre con una imagen exacta de la situación actual de cada Proyecto / Cliente.
Órdenes de pago a proveedores
Transparencia y agilidad en el proceso de pagos a proveedores, realizando órdenes de pago por cada proveedor, permitiendo seleccionar inteligentemente las facturas que se desean cancelar y generando automáticamente los pagos de manera individual o masiva.
Reportes e información gerencial
Reportes estándar o diseñados a medida permiten una rápida y clara visualización de la información requerida. Gracias a la opción de definir ágilmente diferentes vistas, tanto privadas por cada usuario como de uso general permiten ver desde diferentes ópticas los datos del sistema sin tener que depender de terceros para su configuración.
Cierres contables mensuales sin dolor
Múltiples reportes e informes financieros permiten una visualización amplia y detallada de la información contable, contando con reportes auxiliares que justifican los saldos contables para dar tranquilidad que los cierres estén completamente verificados y no hayan sorpresas a posteriori.
Cumplimiento y SOX
Con el software la empresa cumple con las normativa interna y también con la regulación SOX de buenas prácticas administrativas.