Cuando emprendés la misión de elegir el sistema de gestión para tu agencia de publicidad seguramente te sumergís en una de las decisiones más importantes a tomar en cuanto a la dirección de tu negocio. Conocé en esta nota 6 programas especializados para potenciar tu empresa.

Seleccionar un software para gestionar tu agencia de publicidad no es una decisión a tomar de la noche a la mañana. Esto se debe a todas las implicancias que conlleva esta elección en relación a la cultura de trabajo, los procesos operativos y la comunicación entre los miembros del equipo. ¡Algo absolutamente comprensible!

Es por esto que hicimos esta selección con un panorama de las opciones disponibles en la actualidad, para cuando tu agencia deje de ser pequeña y necesites herramientas que te ayuden a gestionarla.

Empecemos por el principio: ¿Qué es un software para agencias?

Tu agencia puede ser que esté creciendo en equipo, clientes y volumen de trabajo. Eso significa que llegó el momento de contar con un software que te permita organizar y estandarizar los procesos para no perder control ni servicio al cliente; es decir, necesitás herramientas que te permitan gestionar tu operación y a su vez tus finanzas y administración.

Un software para agencias es un sistema que proporciona las herramientas necesarias para dinamizar los procesos diarios de las áreas de creatividad, medios, digital entre otros. Y en todos ellos la gestión de presupuestos, proyectos, compras y facturación.

¿Por qué comprar software de Agencias de publicidad?

Las agencias de publicidad están en constante movimiento con un sinfín de detalles para gestionar. Al menos eso parece cuando lo miras desde la superficie. Sin embargo, desde cierta altura, las diferentes partes de la agencia que están en movimiento se tornan claras y evidentes, y se pueden administrar y supervisar de forma más simple.

Un verdadero software para agencias te permite observar tu empresa no solo al detalle, sino también desde la altura, y verás que la comprensión se hace más sencilla.

Recomendación:

Busca un software flexible, que te permita adaptarte a los cambios y a la evolución de tu empresa y escalable, para que cuando tu empresa crezca no debas cambiar el software.

Asegúrate, además, de que tengan un soporte y capacitaciones, para poder aprovechar el sistema sin contratiempos.

Veamos ahora las características según tipo de agencia

Agencias de publicidad pequeñas:

Cuando sos pequeño lo que necesitas son sistemas sencillos que te permitan gestionar tus trabajos de forma colaborativa. Para ello tienes varios sistemas de gestión de proyectos al alcance de tu mano y a costos muy razonables.

• Trello
• Asana
• Basecamp
• Jira

Aspectos necesarios para este tipo de empresa.

• Sencillez de uso
• Despliegue en la nube
• Acceso móvil para ingreso de horas trabajadas
• Gestión de proyectos
• Archivos adjuntos en los proyectos
• Carga de archivos
• Descarga de reportes
• Facturación

Agencias de publicidad medianas o grandes

Una vez que tu empresa empieza a empezás a requerir soluciones mucho más complejas que aborden las necesidades de tu negocio de punta a punta.

Éstos son los aspectos necesarios para este tipo de empresa.

• Acceso al sistema basado en roles
• Sistema multi organización y multi sello
• Multi moneda
• Órdenes de venta de clientes
• Órdenes de compra relacionadas
• Órdenes de pago
• Gestión de honorarios a clientes
• Facturación desde las órdenes de venta
• Flujos de trabajo con aprobaciones
• Contabilidad en línea
• Morosidad
• Reconocimiento de ingresos y gastos
• Balances en varias monedas (esquema contable)
• Informes financieros analíticos

Veamos ahora nuestra selección de 6 mejores softwares para agencias de publicidad en 2023

Solop Agency

• Nombre de software: Solop Agency
• Forma de despliegue: En la nube
• Tipo de empresas: Pequeñas y medianas empresas

Solop Agency provee a las agencias y empresas de medios la capacidad para gestionar de punta a punta su operativa. Unifica en un sistema los proyectos de sus clientes, sus facturas, con el control y la verificación de sus proveedores, permitiendo contar siempre con sus finanzas actualizadas.

Es un sistema en la nube que agiliza el flujo de trabajo completo de tu agencia, desde la cotización al cliente hasta la factura del medio, del trabajo realizado o de los honorarios.

Con una visión de 360 grados del negocio, puedes optimizar las cotizaciones, automatizar los procesos de negocio repetitivos y tomar decisiones basadas en datos reales que te permitirán mejorar tu rentabilidad. Todo esto mediante una plataforma en la nube que es ágil, confiable y segura.

Advertmind

• Nombre de software: Advertmind
• Forma de despliegue: On site
• Tipo de empresas: Medianas y grandes empresas

Es un ERP diseñado y adaptado especialmente para Agencias de Publicidad y contempla todos los procesos específicos de este negocio.

Integra todos los departamentos y tareas de la agencia: Cuentas, Medios, Producción, Creativos, Administración, Finanzas e Impuestos. De esta manera, permite alcanzar una comunicación mucho más fluida entre todos los equipos.

DPS Advertys 

• Nombre de software: Advertys
• Forma de despliegue: On site
• Tipo de empresas: Pequeñas empresas

Permite administrar todas las áreas del negocio de manera ágil y sencilla. Cuentas, Producción, Coordinación, RCTV, Medios, Administración, Tesorería y Gerencia.

Advertys, su software integral para agencias, que cubre el ciclo operativo integral del negocio publicitario, desde su gestión operativa interna, la gestión de proyectos en curso, la contabilidad y los sistemas de reportes necesarios para una administración más eficiente.

Accountability

• Nombre de software: Accountabilty
• Forma de despliegue: En la nube
• Tipo de empresas: Medianas y grandes empresas

Accountability es una plataforma ERP nativa de agencia centrada en organizaciones de marketing y publicidad. Creado por ex-directores financieros de agencias y dirigido por profesionales experimentados de la industria y responde a las solicitudes de las agencias modernas. 

Workfront

• Nombre de software: Workfront
• Forma de despliegue: En la nube
• Tipo de empresas: Medianas y grandes empresas

Workfront, adquirida hace unos años por Adobe, es un ERP que permite visualizar proyectos, objetivos y capacidad del equipo en un solo lugar. Ofrece herramientas de recursos visuales y potentes automatizaciones que permiten analizar fácilmente las solicitudes teniendo en cuenta las prioridades, equilibrar las cargas de trabajo e identificar a las mejores personas del equipo para cada proyecto. 

Es posible gestionar trabajos a cualquier escala con la visibilidad centralizada en el trabajo en curso, así como con las plantillas y los flujos de trabajo automatizados que estandarizan las mejores prácticas.

Cor

• Nombre de software: Cor
• Forma de despliegue: En la nube
• Tipo de empresas: Pequeñas y medianas empresas

Cor es un software que complementa al sistema principal que tenga la agencia, básicamente cuando el sistema que tenga no le es suficiente.

Automatiza la carga de horas a través de inteligencia artificial, para predecir la rentabilidad, reducir la sobrecarga de trabajo y mejorar la participación de los clientes.