Una gestión eficaz del inventario es fundamental, ya que garantiza que los comerciantes cuenten con suficiente stock disponible para efectuar todas las ventas posibles. Además, mantiene los costos bajos y ayuda a mejorar la comprensión de los clientes y los patrones de compra.
Conoce en este artículo 8 pasos para implementar una gestión de inventarios eficiente en tu empresa minorista.
1. Establece un maestro de productos
El maestro de productos es una base de datos centralizada que contiene toda la información relevante acerca de los productos que maneja la empresa.Es muy importante en primera instancia que cuentes con un maestro de productos único, completo y correctamente mantenido para la gestión del inventario.
¿Qué información debe tener?
- Nombre del producto
- Marca
- Categoría de producto
- Código de producto
- Atributos del producto: color, lote, fecha de expiración, talle
- Proveedor habitual
- Precio de Lista
- Costo de última compra
- SKU propio
- SKU del proveedor
- UPC/EAN
- Unidad de medida
- Mínimo a ordenar
- Múltiplo a ordenar
- Cantidad de inventario
- Órdenes de compra realizadas
2. Ubicaciones de los productos
Para un comercio pequeño identificar las ubicaciones de sus productos quizás no genere grandes dificultades. Los artículos, en general, están ubicados en su almacén o en exhibición, pero en los comercios más grandes, con múltiples locales y almacenes, el tema de las ubicaciones de los productos suele ser importante.
En estos casos la utilización de ubicaciones para los productos facilita el control y el orden dándole a cada producto en lugar exacto donde se encuentra, como ser el pasillo la estantería y el nivel.
Para facilitar esto se utilizan etiquetas con código de barras (link a blog relacionado) que son leídas por herramientas móviles y de esta manera facilitan y automatizan total o parcialmente la gestión del inventario.
3. Recuentos de stock
Es necesario tomar inventario de cada uno de los ítems almacenados de manera periódica. Disponer de un procedimiento eficiente para la toma y verificación de inventario, como puede ser realizar la toma de stock con distintos grupos y verificar las diferencias de sus tomas de inventario, brinda seguridad y orden.
4. Rotación de inventario
Calcular el índice de rotación de inventario ofrece una información sumamente útil para tu gestión diaria. Este índice nos muestra la velocidad en que el producto se está renovando y cuáles de ellos se renuevan lentamente. También es importante para definir la ubicación del producto en el almacén.
5. Proceso de reabastecimiento
Contar con un sistema que calcule en línea los niveles de existencias y active alertas para realizar los reabastecimientos facilita enormemente el trabajo . Para ello es necesario que se definan los niveles mínimos de inventarios, el punto de reorden y la cantidad óptima a solicitar. Es importante crear las órdenes de compra para el proveedor.
Proceso de recepción
El proceso de recepción es el que recibe los productos solicitados mediante órdenes de compra realizando en ese momento varios controles:
- productos recibidos sean los
- solicitados (control de SKU)
- cantidades recibidas sean las solicitadas
- precios facturados sean los
- determinados en la órden de compra
Ahora veamos 4 consejos clave:
1.Identificar productos dañados o faltantes, y solicitar su reparación.
2.Ingresar en ese momento la factura del proveedor con las cantidades recibidas, actualizando en línea el inventario.
3. Utilizar códigos de barra.
4.Generar etiquetas para los productos recibidos.
6. Crea un proceso de devoluciones de clientes (RMA)
Sin un proceso para gestionar las devoluciones de los clientes, te enfrentas a un mayor riesgo de tener existencias invendibles o de perder la oportunidad de volver a poner en exposición un artículo que sí se puede vender.
Cuando un cliente realiza una devolución, es clave que compruebes si el artículo está dañado o defectuoso. En ese caso, envíalo para su reparación o devolución al proveedor, según corresponda.
7. Crea un procedimiento para el inventario sin rotación
Es común disponer de artículos que no tienen movimiento por estar dañados, de temporadas anteriores o devoluciones de clientes.
Primeramente se deben categorizar a este tipo de productos para identificarlos perfectamente, y darles la atención que se merecen pues significan pérdidas para la empresa.
Envía la mercadería que puedas devolver a los proveedores, organiza mesas de saldos o si no tienes alternativa dónala o elimínala. Pero no permitas que este inventario crezca sin parar.
8. Define tus indicadores clave (KPI)
Lo que no se mide, no se controla, y lo que no se controla no se puede mejorar.
Para medir el éxito del proceso elige algunos indicadores claves de rendimiento que te permitan visualizar los principales procesos. Puedes ver aquí los indicadores más importantes en el manejo de inventarios.