Gestionar proyectos en una agencia no es una tarea sencilla. Si quieres tener éxito debes encontrar el software de gestión de agencias adecuado para tu tipo de negocio. Veamos de qué se trata esto.

Tipos de agencias

Existen varios tipos de agencias. Podemos hablar de agencias 360 y agencias especializadas. ¿Cuáles son las más comunes?

• Agencias 360
• Agencias creativas
• Agencias de marketing digitales
• Agencias de medios

Ahora bien… ¿Qué es el software de gestión de agencias?

Con este nombre nos referimos a las soluciones llamadas “All in One” cuyo objetivo es ayudar a la mayoría de agencias a gestionar todos los aspectos del negocio.

¿Pero a qué le llamamos todos los aspectos del negocio?

Son todos los puntos necesarios para las agencias llamadas Agencias 360, las que se dedican a todo tipo de publicidad, campañas y branding.

Y la gestión de una agencia se separa en:

• Operación
• Back Office
• Análisis de la gestión

Operación

• Gestión de proyectos
  – proyectos Creativos
  – proyectos de medios
  – proyectos digitales
• Trabajos (Jobs) perfectamente definidos
• Contratos con clientes y con proveedores
• Trabajos vinculados a contratos
• Colaboración entre el equipo y con clientes
• Control de tiempos
• Checkins controlados
• Compra de medios tradicionales y digitales

Back Office

• Facturación
• Cobros y pagos
• Finanzas
• Contabilización en línea

Análisis

• Dashboards e indicadores personalizados por rol
• Reportes operativos y financieros en línea y pre configurados
• Balance por trabajo
• Diferencias de cambio exactas
• Reconocimiento de ingresos y gastos automatizados

Ahora sí, luego de definir cuáles son los aspectos que debe tener un software de agencias, vayamos a la lista de los mejores y detallemos los puntos fuertes y débiles de cada uno de ellos.

Solop

Nombre de software: Solop Agency
Forma de despliegue: En la nube
Tipo de empresas: Pequeñas y medianas empresas
Idioma: Multi-idioma
Monedas: Multi-moneda
Empresas: Multi-empresa
Contabilidad: Profesional

Solop Agency  es un software en la nube “All in One” provee a las agencias y empresas de medios la capacidad para gestionar de punta a punta toda su operativa.

Unifica en una sola plataforma:

• Acceso al sistema con multi factor de autenticación
• Acceso al sistema basado en roles
• Sistema multi organización y multi sello
• Proyectos
• Colaboración
• Tiempo de empleados
• Órdenes de venta de clientes
• Órdenes de compra relacionadas
• Órdenes de pago
• Gestión de honorarios a clientes
• Facturación desde las órdenes de venta
• Flujos de trabajo con aprobaciones
• Contabilidad en línea
• Reconocimiento de ingresos y gastos
• Balances en varias monedas (esquema contable)
• Informes financieros analíticos

Con una visión de 360 grados del negocio, puedes optimizar las cotizaciones, automatizar los procesos de negocio repetitivos y tomar decisiones basadas en datos reales que te permitirán mejorar tu rentabilidad. Todo esto mediante una plataforma en la nube que es ágil, confiable y segura.

Productive

Nombre de software: Productive
Forma de despliegue: En la nube
Tipo de empresas: Pequeñas
Idioma: Inglés
Monedas: Una moneda
Empresas:Una empresa
Contabilidad: No

Productive es una solución basada en la nube que se presenta como la única herramienta que necesita para dirigir una agencia rentable. Fue construido específicamente para agencias y consultorías, y consolida todo lo que una empresa necesitaría en un solo lugar. Esta herramienta también se centra específicamente en liberar a las agencias de la sujeción de hojas de cálculo ineficaces y que consumen mucho tiempo.

En general, esta herramienta también ayuda a mejorar la gestión de los proyectos, lo que permite a los gestores de proyectos comunicarse con las distintas partes interesadas y hacer avanzar los proyectos.

AccountAbility

Nombre de software: Accountabilty
Forma de despliegue: En la nube
Tipo de empresas: Medianas
Idioma: Inglés
Monedas: Multi moneda
Contabilidad:Si

Accountability es una plataforma ERP nativa de agencia con foco en agencias de marketing y publicidad. Creado por ex-directores financieros de agencias y dirigido por profesionales experimentados de la industria responde a las solicitudes de las agencias modernas.

Está basada en la nube de fácil ampliación para la planificación de recursos en agencias y empresas. Ofrece una solución flexible y robusta que se adapta a la forma de trabajo de cada agencia.

Ayuda, además, a facilitar una mejor toma de decisiones respaldada por la transparencia y la visibilidad. Esta herramienta se presenta como una solución fácil de usar para todos los miembros de la agencia, lo que también hace que sea fácil de implementar.

Workamajig

Nombre de software: Workamajig
Forma de despliegue: En la nube
Tipo de empresas: Medianas
Idioma: Inglés
Monedas: Una moneda
Contabilidad:Si
Tipo de agencias: Agencia Creativas

Workamajig se dirige tanto a las agencias como a equipos creativos. Su objetivo es simplificar los procesos de gestión de proyectos de agencias de publicidad y marketing.

Esta herramienta ofrece a los gestores de proyectos y a los miembros del personal todo lo que necesitan en un solo lugar. Así, el equipo puede colaborar en una plataforma, acceder a datos precisos y eliminar la introducción manual de datos.

Aunque es una herramienta bastante completa para agencias, su problema es que es solo para agencias creativas.

Advertmind

Nombre de software: Advertmind
Forma de despliegue:On site
Tipo de empresas: Medianas
Idioma: Español/ingles
Monedas: Bi moneda
Contabilidad:Si
Tipo de agencias: 360

Advertmind es un ERP diseñado y adaptado especialmente para Agencias de Publicidad y contempla todos los procesos específicos de este negocio.

Integra todos los departamentos y tareas de la agencia: Cuentas, Medios, Producción, Creativos, Administración, Finanzas e Impuestos. De esta manera, permite alcanzar una comunicación mucho más fluida entre todos los equipos.

Como contras podemos decir que posee una arquitectura algo desactualizada, que no le permite tener una funcionalidad colaborativa, capturar tiempos del equipo y conectarse fácilmente con otros sistemas.

Deltek

Nombre de software: Deltek
Forma de despliegue: Nube
Tipo de empresas: Medianas y grandes
Idioma: Inglés
Monedas: Bi moneda
Contabilidad:Si
Tipo de agencias: 360

Deltek WorkBook  es un sistema integral de gestión de agencias que proporciona soluciones de mejores prácticas para ayudar a las agencias a crecer.

Al optimizar los proyectos, las personas y las finanzas en una única solución basada en la nube, brinda mejor control, conocimiento y visibilidad en tiempo real para que pueda lograr una transformación digital, administrar una fuerza laboral distribuida y construir las bases para madurez y crecimiento empresarial.

Advantage

Nombre de software: Simply.fi
Forma de despliegue:On site
Tipo de empresas: Medianas
Idioma: Inglés
Monedas: Bi moneda
Contabilidad:Si
Tipo de agencias: 360

Advantage es una solución “All in One” para las agencias, que incluye la planificación, gestión de proyectos, compra de medios y contabilidad.

Workfront

Nombre de software: Workfront
Forma de despliegue: En la nube
Tipo de empresas: Medianas y grandes empresas

Workfront, adquirida hace unos años por Adobe, es un ERP que permite visualizar proyectos, objetivos y capacidad del equipo en un solo lugar. Ofrece herramientas de recursos visuales y potentes automatizaciones que permiten analizar fácilmente las solicitudes teniendo en cuenta las prioridades, equilibrar las cargas de trabajo e identificar a las mejores personas del equipo para cada proyecto.

Gracias a este software es posible gestionar trabajos a cualquier escala con la visibilidad centralizada en el trabajo en curso, así como con las plantillas y los flujos de trabajo automatizados que estandarizan las mejores prácticas.

En resumen…

El éxito de su agencia depende de su capacidad para encontrar el mejor software de gestión para agencias. Esperamos que esta mirada a las principales opciones que existen haya sido útil, y recomendamos que se considere una solución óptima para maximizar su valor y flexibilidad.