Existen dos maneras de reconocer resultados de un proyecto, que corresponden a dos momentos diferentes: reconocimiento al momento de la factura del servicio o con la entrega o recepción del mismo. Te explicamos en detalle las ventajas y desventajas de ambas formas. 

Cada empresa debe decidir de qué manera contabilizará los resultados de sus operaciones: ésto puede ser al momento de facturar, es decir, el resultado impacta en los estados contables cuando se emite la factura (sin importar si realmente se entregó el servicio) o bien, al momento de las entregas efectivas (llamado también reconocimiento de ingresos).

Opción 1: Reconocer el resultado con la Factura

Esta situación se da cuando la contabilización de la factura se imputa a una cuenta de resultados, sin tener en cuenta si el servicio fue entregado o no.

¿Cuál es la ventaja? Brinda simplicidad contable

¿Cuál es la desventaja? Puede ser inexacto, ya que no se considera contablemente lo entregado y no facturado y lo facturado y no entregado (deferred). Esto aplica tanto a compras como a ventas.

CASO DE EJEMPLO: Si un trabajo a un cliente se realiza en el mes de diciembre pero se factura en enero o febrero siguiente, el resultado estará en el año de la fecha de factura, cuando en realidad la dedicación del tiempo o ejecución del servicio fue realizado en el siguiente período.

Opción 2: Reconocer con la Entrega o Recepción del servicio

Esto sucede cuando se separa la registración de la factura del momento de la entrega o recepción. Haciendo el registro de esta manera, automáticamente obtendremos los saldos correctos en todo momento.

¿Cuál es la ventaja?: otorga exactitud contable. Los saldos en todo momento representan la realidad.

¿Cuál es la desventaja?: es necesario realizar las transacciones de entrega y recepción en el sistema, para así poder contabilizarlas.
En este caso, como cada transacción está asociada a un proyecto y éstos están asociados a un contrato y cliente, será posible con un solo click conocer la situación de cada tarea, tanto las cuentas de resultados como las cuentas integrales. Podrás, además, ver el balance correspondiente a cada proyecto en línea y en todo momento.

Los sistemas profesionales para agencias de publicidad automatizan todo este proceso, haciendo que el usuario casi no se de cuenta, pues el trabajo lo realiza el software. Lo único que el usuario debe ingresar al software de forma masiva son los check ins, y el sistema se encargará de todo lo demás.

Olvídate de las planillas de excel que realiza tu equipo para ajustar tus resultados mes a mes.

¿Qué es un software ERP para agencias de publicidad y en qué se diferencia de los ERP tradicionales?

Es un software que engloba todas las necesidades de las agencias de publicidad y marketing, desde la planificación de campañas ATL o BTL, facilita el trabajo colaborativo, controla cada uno de los procesos y automatiza todas las tareas repetitivas.

Es decir, brinda total soporte a la planificación, operación y administración: desde la gestión de proyectos al pago de proveedores, desde la facturación al cliente hasta la conciliación del cobro en el banco.

Mostrar la totalidad de la información de forma analítica permite en todo momento emitir los informes financieros necesarios de forma exacta, sin esfuerzo y con total trazabilidad.

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