Una empresa de agencia de publicidad es un negocio que mientras se mantiene pequeño se puede administrar fácilmente, pero que al crecer se convierte en más y más complicado.

Pero por qué es así?

La razón es que convergen una cantidad de negocios que son muy diferentes,

Creatividad: Manejo del tiempo dedicado del equipo, plazos de entrega, colaboración, asignaciones de personas, correcciones, chat interno.

Compra/Venta de Medios: Posibles problemas financieros por descalce entre fechas de compra, facturación, pagos y cobros.

Producción: Correcta gestión de selección de proveedores, cotizaciones, compras y ventas.

Medios Digitales: Verificar presupuestación con realidad y ejecución. Considerar diferencia de cambio exacta en cada transacción.

Sumado a esto, las solicitudes diferentes de los clientes y las diferentes condiciones comerciales para cada cliente y con cada proveedor, podemos decir que estamos frente a un negocio complejo y de difícil automatización.

Pero esto puede no ser así, ¡logra automatización en procesos!

La forma de gestionarlo de manera eficiente es estandarizar para que sea posible automatizar los diferentes procesos.

Por ejemplo los siguientes:

Trabajos (Jobs) perfectamente definidos:
Cada solicitud de un cliente debe ingresar al sistema de forma completa, definiendo claramente el producto vendido, su precio, y las condiciones comerciales de venta.

Colaboración total

Todo tu equipo trabajando en una misma plataforma, con chat, adjuntos y totalmente integrado al back office, hace que el trabajo fluya fácilmente.

Contratos con clientes y con proveedores:
Centralizando las condiciones comerciales que tendremos en cada una de nuestras transacciones. Enlazando todos los documentos de clientes y proveedores.

Proyectos vinculados a contratos:

Disponer de definiciones claras tanto de las condiciones comerciales con los proveedores y con los clientes es un elemento clave para automatizar los procesos. De esta manera la sola orden de venta al cliente creará la órden de compra enlazada (si es un medio) y las órdenes de venta y compra de honorarios y comisiones según corresponda por su contrato.

Verificación de emisión controlados:

Las entregas y recepciones de los servicios son claves para una buena administración, por lo que deberemos registrarlas en el sistema para poder controlar y reportar con exactitud.

Contabilización en línea:

Cada transacción debe registrar su imputación contable al momento de ejecutarla.

Balance por proyecto:

Esto es lo más importante para gestionar y controlar correctamente. En todo momento se podrá emitir el balance del proyecto, y éste balance completo, de cuentas diferenciales e integrales, mostrará la situación exacta en ese momento.

Dashobards y KPI por rol:

Los paneles o dashboards se utilizan para visualizar las variables más importantes de la agencia. Los KPI son indicadores en forma de números o relaciones que ayudan a visualizar la performance.

Normalmente las agencias dedican mucho tiempo y esfuerzo en componer y presentar éstos dashboards pues los realizan manualmente mediante planillas manuales tomando datos de diferentes fuentes.

El disponer de paneles e indicadores dinámicos, no sólo te ayudará a ahorrar mucho tiempo de tu equipo, sino que te garantizará la veracidad e inmediatez.

El tener un sistema integral, que gestione todas las transacciones relevantes, desde la cotización al cliente hasta el cobro en el banco, permite que la administración de tu agencia no sea compleja, y además 100% controlada.
Contáctanos, nos encanta mostrar cómo funciona nuestro sistema.