Gestionar proyectos en una agencia es una tarea difícil. Si quieres ser exitoso es clave que encuentres el software de gestión adecuado para tu negocio. Aprende más en este artículo.

Tipos de agencia

Existen varios tipos de agencias cuando hablamos de empresas que se encargan de impulsar marcas y promocionar productos, aspectos clave dentro del marketing de la empresa. Podemos hablar de agencias llamadas 360, que son las que abarcan todo tipo de servicios de publicidad y mercadotecnia, es decir, estamos hablando de tanto de publicidad ATL y BTL.

Pero existen muchas agencias especializadas, las más comunes son:

• Agencias creativas
• Agencias de marketing digital
• Agencias de medios
• Agencias de eventos

¿Qué es el software de gestión de agencias?

Con este nombre nos referimos a las soluciones llamadas “All in One” cuyo objetivo es ayudar a la mayoría de agencias a gestionar todos los aspectos del negocio.

¿Pero a qué le llamamos todos los aspectos del negocio?

Son todos los aspectos necesarios para las agencias llamadas Agencias 360, las que se dedican a todo tipo de publicidad, campañas y branding. Y la gestión de una agencia se separa en:

• Planificación
• Operación
• Confirmación de la emisión publicitaria
• Back Office
• Análisis de la gestión

Planificación:

• Plan estratégico de medios
• Plan detallado de medios

Operación:

• Gestión de proyectos:
  – proyectos Creativos
  – proyectos de medios
  – proyectos digitales
• Trabajos (Jobs) perfectamente definidos
• Contratos con clientes y con proveedores
• Trabajos vinculados a contratos
• Colaboración entre el equipo, tareas, chats, adjuntos
• Control de tiempos
• Control de emisión
• Compra de medios tradicionales y digitales

Back Office

• Facturación electrónica
• Cobros y pagos
• Finanzas
  – Conciliaciones automáticas
• Contabilización en línea
  – Contabilidad por sello/actividad
  – Reconocimiento de ingresos
•  Análisis
• – Dashboards e indicadores personalizados por rol
  – Reportes operativos y financieros en línea y pre configurados
  – Balance por trabajo
  – Diferencias de cambio exactas
  . Reconocimiento de ingresos y gastos automatizados

Ya te contamos cuáles son los aspectos que debe tener un software de agencias, ahora veamos la lista de los mejores y detallemos los puntos fuertes y débiles de cada uno de ellos.

Solop

Nombre de software: Solop Agency
Forma de despliegue: En la nube
Tipo de empresas: Pequeñas y medianas empresas
Idioma: Multi-idioma
Monedas: Multi-moneda
Empresas: Multi-empresa
Contabilidad: Profesional

Solop Agency en un moderno software en la nube “All in One” provee a las agencias y empresas de medios la capacidad para gestionar de punta a punta toda su operativa. Tiene implementaciones en agencias desde 5 a más de 200 usuarios en varios países de LATAM y Estados Unidos.

Unifica en una sola plataforma:

• Acceso al sistema con multi factor de autenticación
• Acceso al sistema basado en roles
• Sistema multi organización y multi sello
• Proyectos
• Colaboración
• Tiempo de empleados
• Órdenes de venta de clientes
• Órdenes de compra relacionadas
• Órdenes de pago
• Gestión de honorarios a clientes
• Facturación desde las órdenes de venta
• Flujos de trabajo con aprobaciones
• Contabilidad en línea
• Reconocimiento de ingresos y gastos
• Balances en varias monedas (esquema contable)
• Informes financieros analíticos

Con una visión de 360 grados del negocio, puedes optimizar las cotizaciones, automatizar los procesos de negocio repetitivos y tomar decisiones basadas en datos reales que te permitirán mejorar tu rentabilidad. Todo esto mediante una plataforma en la nube que es ágil, confiable y segura.

Netsuite

Nombre de software: Netsuite
Forma de despliegue: En la nube
Tipo de empresas: Medianas
Idioma: Inglés/Español
Monedas: Multi moneda
Empresas:Una empresa
Contabilidad: SI

El cambio a lo digital ha hecho que las agencias de publicidad y marketing estén atravesando una rápida transformación. A medida que los honorarios y los márgenes de beneficio dan paso a los ingresos basados ​​en honorarios y rendimiento, controlar la rentabilidad de los proyectos y el rendimiento de los empleados se vuelve imprescindible.

Sin embargo, muchas agencias dependen de sistemas de gestión y facturación dispares, lo que deja a los líderes de las agencias sin una visión única y práctica del negocio.
Netsuite para Agencias de Publicidad y Digitales ofrece un sistema en la nube, con varias instalaciones, que le ofrece a las agencia medianas un verdadero control de su operación.

Algunas de sus ventajas:

Rentabilidad: Mejora la precisión de la facturación y cobranzas para liberar flujo de caja dirigiéndose a clientes rentables utilizando una amplia gama de datos históricos.

Sencillo gestión de tráfico: Utiliza la gestión de recursos de NetSuite para identificar los recursos disponibles y las habilidades específicas, y dotar de personal eficiente a su proyecto con el margen adecuado.

Colaboración en equipos virtuales: Identifica y cubre fácilmente las carencias del equipo y permite a los colaboradores acceder a activos e información mediante hojas de cálculo interactivas en línea.

Visibilidad ejecutiva. Obtén información en tiempo real para tomar decisiones basadas en datos de rendimiento, a través de cuadros de mando e indicadores de rendimiento específicos (KPI) para cada puesto.

AccountAbility

Nombre de software: Accountabilty
Forma de despliegue: En la nube
Tipo de empresas: Medianas
Idioma: Inglés
Monedas: Multi moneda
Contabilidad:Si

Accountability es una plataforma ERP nativa de agencia centrada en organizaciones de marketing y publicidad. Creado por ex-directores financieros de agencias y dirigido por profesionales experimentados de la industria y responde a las solicitudes de las agencias modernas.
Está basada en la nube de fácil ampliación para la planificación de recursos en agencias y empresas. Esta herramienta ofrece una solución flexible y robusta que se adapta a la forma de trabajo de cada agencia.

AccountAbility ayuda a facilitar una mejor toma de decisiones respaldada por la transparencia y la visibilidad. Esta herramienta se presenta como una solución fácil de usar para todos los miembros de la agencia, lo que también hace que sea fácil de implementar.

Workamajig

Nombre de software: Workamajig
Forma de despliegue: En la nube
Tipo de empresas: Medianas
Idioma: Inglés
Monedas: Una moneda
Contabilidad:Si
Tipo de agencias: Agencia Creativas

Workamajig se dirige tanto a las agencias como a equipos creativos. Su objetivo es simplificar los procesos de gestión de proyectos de agencias creativas.

Esta herramienta ofrece a los gestores de proyectos y a los miembros del personal todo lo que necesitan en un solo lugar. Así, el equipo puede colaborar en una plataforma, acceder a datos precisos y eliminar la introducción manual de datos. Aunque es una herramienta bastante completa para agencias creativas, su problema es que es solo para agencias creativas.

Advertmind

Nombre de software: Advertmind
Forma de despliegue:On site
Tipo de empresas: Medianas
Idioma: Español/ingles
Monedas: Bi moneda
Contabilidad:Si
Tipo de agencias: 360

Advertmind  es un ERP diseñado y adaptado especialmente para Agencias de Publicidad y contempla todos los procesos específicos de este negocio.

Integra todos los departamentos y tareas de la agencia: Cuentas, Medios, Producción, Creativos, Administración, Finanzas e Impuestos. De esta manera, permite alcanzar una comunicación mucho más fluida entre todos los equipos.

Como contras podemos decir que posee una arquitectura algo desactualizada, que no le permite tener una funcionalidad colaborativa, capturar tiempos del equipo y conectarse fácilmente con otros sistemas.

Deltek

Nombre de software: Deltek
Forma de despliegue: Nube
Tipo de empresas: Medianas y grandes
Idioma: Inglés
Monedas: Bi moneda
Contabilidad:Si
Tipo de agencias: 360

Deltek WorkBook es un sistema integral de gestión de agencias que proporciona soluciones de mejores prácticas para ayudar a las agencias a crecer. Al optimizar los proyectos, las personas y las finanzas en una única solución basada en la nube, brinda mejor control, conocimiento y visibilidad en tiempo real para que pueda lograr una transformación digital, administrar una fuerza laboral distribuida y construir las bases para madurez y crecimiento empresarial.

Advantage

Nombre de software: Simply.fi
Forma de despliegue:On site
Tipo de empresas: Medianas
Idioma: Inglés
Monedas: Bi moneda
Contabilidad:Si
Tipo de agencias: 360

Advantage es una solución “All in One” para las agencias, que incluye la planificación, gestión de proyectos, compra de medios y contabilidad.

Workfront 

Nombre de software: Workfront
Forma de despliegue: En la nube
Tipo de empresas: Medianas y grandes empresas

Workfront, adquirida hace unos años por Adobe, es un ERP que permite visualizar proyectos, objetivos y capacidad del equipo en un solo lugar. Ofrece herramientas de recursos visuales y potentes automatizaciones que permiten analizar fácilmente las solicitudes teniendo en cuenta las prioridades, equilibrar las cargas de trabajo e identificar a las mejores personas del equipo para cada proyecto.

Es posible gestionar trabajos a cualquier escala con la visibilidad centralizada en el trabajo en curso, así como con las plantillas y los flujos de trabajo automatizados que estandarizan las mejores prácticas.

Conclusión:

El éxito de su agencia depende de su capacidad para encontrar el mejor software de gestión para agencias. Esperamos que esta mirada a las principales opciones que existen haya sido útil, y recomendamos que se considere una solución óptima para maximizar su valor y flexibilidad. Aprende más sobre este tema en nuestro  eBook especializado.