El conteo de inventarios (o recuento físico) es uno de los procedimientos que se hacen con el fin de observar la existencia de mercadería a determinada fecha. Aprende más sobre éste método aquí.
Gracias a este procedimiento la gerencia puede obtener ciertos beneficios, entre los que encontramos:
- Identificar mercadería obsoleta, dañada o caducada
- Identificar faltantes, ya sea por robo o errores al momento de ingresar las compras al depósito.
- Gestionar mejor el inventario: al conocer las existencias reales en la entidad, permite una mejor planificación de recursos y compras.
Son muchos los beneficios que resultan de la realización de conteos de inventario, y para ello el software debe ayudarte a hacerlo del modo más eficiente.
Para esto, basado en las buenas prácticas, te recomendamos seguir los siguientes tips:
1. Establecer procedimientos claros para el conteo:
Define y documenta procedimientos claros para la toma de inventarios, incluyendo cómo manejar las discrepancias, cómo registrar los conteos y cómo verificar la precisión. Esto reduce la variabilidad en la forma en que se realizan los inventarios.
2. Utilizar zonas de inventario bien definidas:
Divide el almacén en zonas claramente definidas y realiza inventarios por zonas. Esto facilita el seguimiento de lo que ya se ha contado y lo que falta, y ayuda a identificar problemas en áreas específicas.
3. Pre inventario:
El trabajo previo para garantizar el orden en el almacén.
4. Implementar ciclos de inventario periódicos (inventarios cíclicos):
En lugar de realizar un inventario físico completo una vez al año, realiza inventarios cíclicos regulares en los que se auditan secciones del almacén con mayor frecuencia. Esto ayuda a identificar y corregir discrepancias antes de que se conviertan en problemas mayores.
5. Corte documentario:
Es importante al momento del conteo realizar un corte en las operaciones para que la comparación entre el físico y el lógico sean sencillas.
6. Realizar conteos a doble persona:
Para productos de alto valor o alta rotación, considera la posibilidad de realizar un conteo a doble personal, donde dos empleados realicen conteos independientes y luego comparen resultados. Esto ayuda a detectar errores y aumentar la precisión.
7. Realizar un tercer conteo:
Para validar las diferencias encontradas.
8. Ajustes de diferencias rápidamente:
éstas deben analizarse y ajustarse por un tercero, para mantener la transparencia.
Investigar las causas de las discrepancias puede ayudar a identificar problemas sistémicos y prevenir errores futuros.