El inventario es la sangre de una empresa minorista y su correcto control es indispensable para asegurarnos que los productos siempre estén dónde y cuando se necesiten. Lograr la sistematización de un inventario correcto en tiempos donde también es afectado desde diferentes sectores determinará su confiabilidad y te permitirá utilizarlo para la toma de decisiones. ¿El objetivo? minimizar los procesos manuales y que todas las operaciones tengan una total trazabilidad.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de inventario en el comercio minorista?

La gestión de inventario en un comercio minorista ofrece numerosos beneficios que pueden mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y aumentar la satisfacción del cliente.

Aquí te acercamos algunos de los principales beneficios:

Mayor Precisión en el Inventario

Reduce errores humanos mediante la automatización y el seguimiento. Además, ofrece una visión precisa y en tiempo real de los niveles de inventario, lo que ayuda a evitar problemas de exceso o quebranto de stock.

Mejora en la Planificación y Pronóstico

Utiliza datos históricos y análisis predictivo para prever la demanda futura. Ayuda a planificar las compras y el reabastecimiento de manera más eficiente, reduciendo el riesgo de quedarse sin productos populares.

Facilita la gestión del abastecimiento

Automatiza tareas rutinarias y repetitivas, liberando tiempo para que el personal se enfoque en actividades de mayor valor. Por otro lado, optimiza los procesos de pedido y reabastecimiento, reduciendo tiempos de espera y favoreciendo la determinación del EOQ (Economic Order Quantity), es decir, el tamaño de pedido ideal para minimizar los costos de inventario, incluidos los gastos de almacenamiento, faltantes y pedidos.

Reducción de Costos

Minimiza los costos asociados con el exceso de inventario, como almacenamiento, deterioro y obsolescencia. Reduce los costos operativos al optimizar los procesos de gestión de inventario y mejorar la eficiencia del personal.

Mejora en la Satisfacción del Cliente

Asegura que los productos solicitados por los clientes estén disponibles cuando los necesiten.

Mejora la capacidad de respuesta ante la demanda del cliente, lo que puede aumentar la fidelidad y nuevas ventas

Reduce las mermas

Implementa controles más estrictos y seguimiento detallado para reducir las pérdidas por robo, daño o errores administrativos. Facilita la identificación rápida de discrepancias y permite tomar acciones correctivas inmediatas.

Datos y Análisis en Tiempo Real

Proporciona acceso a datos en tiempo real sobre ventas, niveles de inventario y tendencias de consumo. Facilita la generación de informes y análisis detallados para apoyar la toma de decisiones estratégicas.

Mejora las previsiones

Brinda datos como los históricos de ventas e inventario para proyectar las ventas futuras, el crecimiento y las necesidades de capital. Estas previsiones son fundamentales para la elaboración de presupuestos.

Ofrece una base de datos sólida y precisa para tomar decisiones informadas sobre compras, promociones, precios y estrategias de inventario.

Ahora veamos 8 Pasos que debes dar para implementar la gestión de inventarios en una empresa minorista

1, Establecer un maestro de productos

Disponer de un maestro de productos único, completo y correctamente mantenido es imprescindible para la gestión de inventario. Información que debe tener el maestro de productos:

• Nombre del producto
• Marca
• Categoría de producto
• Código de producto
• SKU propio
• SKU del proveedor
• UPC/EAN
• Unidad de medida
• Atributos del producto como pueden ser: color, lote, fecha de expiración, talle
• Proveedor habitual
• Precio de Lista
• Costo de última compra
• Mínimo a ordenar
• Múltiplo a ordenar
• Cantidad de inventario
• Órdenes de compra realizadas

 2. Ubicaciones de los productos

Para un comercio pequeño identificar las ubicaciones de sus productos quizás no genere grandes dificultades.

Los artículos probablemente estarán ubicados en su almacén o en exhibición, pero en los comercios más grandes, que tengan múltiples locales y con frecuencia múltiples almacenes, el tema de las ubicaciones de los productos pasa a ser importante.

En estos casos la utilización de ubicaciones para los productos facilita el control y el orden dándole a cada producto en lugar exacto donde se encuentra, como ser el pasillo la estantería y el nivel.

Para facilitar esto se utilizan etiquetas con código de barras que son leídas por herramientas móviles y de esta manera facilitan y automatizan total o parcialmente la gestión del inventario.

3. Recuentos de stock

Es necesario tomar inventario de cada uno de los ítems almacenados de manera periódica. Disponer de un procedimiento eficiente para la toma y verificación de inventario como puede ser realizar la toma de stock con distintos grupos y verificar las diferencias de sus tomas de inventario brinda seguridad y orden.

4. Rotación de inventario

Calcular el índice de rotación de inventario ofrece una información sumamente útil para su gestión. Este índice nos muestra la velocidad en que el producto se está renovando y cuáles de ellos se renuevan lentamente. También es importante para definir la ubicación del producto en el almacén.

5. Proceso de reabastecimiento

Disponer de un sistema que calcule en línea los niveles de existencias y active alertas para realizar los reabastecimientos facilita enormemente el trabajo. Para ello es necesario que se definan los niveles mínimos de inventarios, el punto de reorden y la cantidad óptima a solicitar. Es importante crear las órdenes de compra para el proveedor.

Proceso de recepción
El proceso de recepción es el que recibe los productos solicitados mediante órdenes de compra realizando en ese momento varios controles:

• que los productos recibidos sean los solicitados (control de SKU)
• que las cantidades recibidas sean las solicitadas
• que los precios facturados sean los determinados en la órden de compra

3 consejos clave:

• Identifica productos dañados o faltantes, y solicita su reparación.
• Ingresa en ese momento la factura del proveedor con las cantidades recibidas, actualizando en línea el inventario.
• Si es necesario, genera etiquetas para los productos recibidos.

6. Define un proceso de devoluciones de clientes y proveedores

Sin un proceso para gestionar las devoluciones de los clientes, se enfrenta a un mayor riesgo de tener existencias invendibles o de perder la oportunidad de volver a poner en exposición un artículo que sí se puede vender.

Cuando un cliente realiza una devolución, comprueba si el artículo está dañado o defectuoso y envíalo para su reparación o devolución al proveedor, según corresponda.

7. Crea un procedimiento para el inventario muerto

Es común disponer de artículos que no tienen movimiento por estar dañados, de temporadas anteriores o devoluciones de clientes.

Primeramente se deben categorizar a este tipo de productos para identificarlos perfectamente, y darles la atención que se merecen pues significan pérdidas para la empresa.

Envía la mercadería que puedas devolver a los proveedores, organiza mesas de saldos o si no tienes alternativa dónala o elimínala. Pero no permitas que este inventario crezca sin parar.

 8. Define tus indicadores clave (KPI)

Lo que no se mide, no se controla, y lo que no se controla no se puede mejorar.
Para medir el éxito del proceso elige algunos indicadores claves de rendimiento que te permiten visualizar los principales procesos.

Puedes ver aquí los indicadores más importantes en el manejo de inventarios.

Formas de contabilizar el inventario en empresas minoristas

Existen varias formas de costear y contabilizar el inventario, que dependen de las políticas contables de la empresa, la naturaleza de los productos y los requisitos de informes financieros. Esta forma de contabilizar estará íntimamente relacionada con la forma de costeo de ventas que haya seleccionado la empresa.

Método FIFO (First In, First Out)

Se asume que los primeros productos en entrar al inventario son los primeros en salir.

Ventajas: Refleja los costos más antiguos en el costo de ventas, lo que puede ser útil en períodos de inflación ya que los costos más bajos se registran como costo de ventas.

Desventajas: Puede no reflejar adecuadamente los costos actuales de reposición del inventario.

Método LIFO (Last In, First Out)

Se asume que los últimos productos en entrar al inventario son los primeros en salir.

Ventajas: Refleja los costos más recientes en el costo de ventas, lo que puede ser beneficioso para la reducción de impuestos en períodos de inflación.
Desventajas: No está permitido bajo las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y puede no reflejar el valor real del inventario en el balance general.

Método del Promedio Ponderado

Calcula un costo promedio ponderado de los productos disponibles para la venta durante el período y utiliza este costo promedio para valorar el inventario.

Ventajas: Suaviza las fluctuaciones de precio y es fácil de aplicar.

Desventajas: Puede no reflejar adecuadamente las variaciones significativas en los precios de compra.

Método del Costeo Estándar

Utiliza costos predeterminados (estándares) para calcular el valor del inventario, ajustándose periódicamente para reflejar las variaciones con los costos reales.

Ventajas: Útil para el control de costos y la presupuestación.

Desventajas: Requiere ajustes regulares para mantener la precisión.

El método más utilizado por sus ventajas es el método de promedio ponderado.

La elección del método de contabilización del inventario debe basarse en las necesidades específicas de la empresa, la naturaleza de los productos, y las normativas contables y fiscales aplicables. Es fundamental seleccionar un método que refleje con precisión la situación financiera y operativa de la empresa.

Métodos de análisis de inventarios

La gestión de inventarios de una empresa de retail puede ser optimizada utilizando varios métodos de análisis que permiten evaluar y mejorar la eficiencia del inventario. Aquí te presentamos algunos de los métodos más comunes y efectivos:

Análisis ABC

Clasifica los productos en tres categorías (A, B y C) según su importancia y valor.

– A : Productos de alto valor (normalmente el 20% del inventario que representa 80% de ventas)
– B : Productos de valor medio y cantidad moderada.
– C : Productos de bajo valor y que se venden menos.
Esta clasificación se utiliza para determinar el nivel de servicio de cada clasificación.

Análisis de la Rotación de Inventario

Mide cuántas veces el inventario se vende y se repone en un período determinado. Ayuda a identificar productos de alta y baja rotación para optimizar el reabastecimiento y la gestión del inventario.

Análisis de Pareto (Regla del 80/20)

•  Identifica que el 80% de las ventas provienen del 20% de los productos
• Enfoca la atención en los productos que generan la mayor parte de las ventas y beneficios.

Análisis de Punto de Reorden

Determina el nivel de inventario en el cual se debe realizar un nuevo pedido para evitar quedarse sin stock.

Análisis de Stock de Seguridad

Establece un nivel adicional de inventario para protegerse contra variaciones en la demanda o retrasos en el suministro.

Análisis de Demanda

• Utiliza datos históricos y modelos predictivos para prever la demanda futura.
• Ayuda a planificar el reabastecimiento y ajustar los niveles de inventario según las expectativas de ventas.

Método de pronóstico de la demanda

La gestión de la demanda es la metodología de planificación usan las empresas para predecir y planificar qué deben hacer para satisfacer las solicitudes de productos o servicios de sus clientes.

Esta gestión involucra varias áreas de la empresa, desde las actividades comerciales, abastecimiento y niveles de inventario.

Las previsiones no necesariamente deben ser perfectas: con sólo disponer de una posible cantidad demandada de cada ítem es posible facilitar enormemente el trabajo de los encargados de suplir productos de la empresa.

Todo comienza con la determinación del pronóstico de ventas de la empresa realizado de la forma más granular posible, y cuando esto no es posible en este momento igualmente podremos hacerlo de manera agregada para que en una instancia futura realicemos la apertura granular.

Por qué deberías implementar un sistema de gestión de inventario minorista

Los minoristas usualmente tienen mucho capital depositado en sus inventarios. Y a veces gestionan y controlan esos inventarios con planillas Excel Que requieren mucho trabajo manual y usualmente contienen errores.

Un software especializado en gestión de inventario minorista automatiza la administración del inventario, gestiona el ingreso de mercaderías, aumenta la precisión, reduce los costos, facilita el control y brinda una variada cantidad de indicadores.

Algunos beneficios:

• Registro preciso de la recepción de mercaderías
• Registro preciso del envío de mercaderías a clientes de e-commerce
  trazabilidad de los productos mediante códigos de barras
• Procesos de devolución controlados
• Medición de desempeños
• Gestión de descuentos y promociones
• Facilidad de toma de inventarios y ajustes
• Inventario en línea
• Facilidad de gestión de entregas de múltiples orígenes de venta