MÉXICO

La contabilidad electrónica en México es un sistema que permite a los contribuyentes mantener su contabilidad en medios electrónicos y enviar ciertos archivos contables al Servicio de Administración Tributaria (SAT) de forma digital. Esto integra la estrategia del SAT para mejorar la fiscalización, reducir la evasión fiscal y simplificar la revisión de la información contable. Aprende más en este artículo.

¿Qué es la contabilidad electrónica?

De acuerdo con el propio SAT, consiste en simplificar y hacer más sencilla la elaboración y gestión de la Contabilidad dentro de las empresas; y con la posibilidad de integrarlas a mayores niveles de productividad y competitividad mediante el uso y aprovechamiento de la tecnología, en específico un software contable.

Toca a los empresarios y Contadores expresar si la Contabilidad Electrónica verdaderamente ha ayudado a hacer más ágiles, simples y productivos los procesos en las empresas y, sobre todo, en la gestión de la contabilidad. O, por el contrario, ha generado una mayor carga de trabajo. En pocas palabras, la Contabilidad Electrónica es el registro de las transacciones en medios electrónicos que realizan los contribuyentes y el envío de archivos en formato XML a través del Buzón Tributario.

En términos más prácticos, se trata de un modelo de operación contable que permite sustituir los registros contables en papel, libros y hojas sueltas por archivos contables generados y almacenados en formato digital. Ahora, la información contable se convierte en archivos cuyo formato electrónico XML es entregado por los contribuyentes a la autoridad fiscal utilizando el mencionado buzón.

Este sistema requiere que los contribuyentes lleven sus registros contables en formatos digitales específicos y que estos se envíen al SAT periódicamente. La contabilidad electrónica está regulada principalmente por el Código Fiscal de la Federación (CFF) y sus reglas misceláneas.

¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad electrónica en México?

En México, están obligados a llevar contabilidad electrónica los siguientes contribuyentes:

• Personas morales: Todas las empresas, independientemente de su tamaño o actividad económica.
• Personas físicas con actividad empresarial: Aquellas que realicen actividades comerciales, industriales, de servicios, entre otras, y que están obligadas a llevar contabilidad.

¿Cuáles son los archivos a entregar de la Contabilidad Electrónica?

Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad electrónica deben enviar al SAT los siguientes archivos:

• Catálogo de cuentas: Debe enviarse la primera vez y cada vez que haya modificaciones. Este archivo contiene todas las cuentas utilizadas en la contabilidad del contribuyente y debe estar codificado según el código agrupador del SAT. El Catálogo debe contener la totalidad de las cuentas que utilice el contribuyente a todos los niveles.
• Balance de comprobación: Este incluye saldos iniciales y finales, y movimientos del periodo de todas las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados y cuentas de orden (ingresos, costos, gastos) y cuentas adicionales, así como sus subcuentas.

Para generar los estados financieros electrónicos, es necesario utilizar un software de contabilidad electrónica que cumpla con los requerimientos del SAT. Este software debe estar certificado por el organismo gubernamental y contar con las funcionalidades necesarias para generar los estados financieros requeridos en formato electrónico.

​¿Por dónde empezar?

Si somos contribuyentes obligados a presentar la Contabilidad Electrónica debemos seguir estos pasos:

1. Revisar la vigencia de su FIEL y Certificado de Sello Digital (CSD). En caso de no tener alguno de estos archivos, tramitarlos ante el SAT. Si ya está vencida su vigencia, renovar esta o solicitar uno nuevo.

2. Contar con un software contable que les ayude a preparar la información y a generar los XML, según los requisitos que marca la autoridad.

En el cumplimiento de la Contabilidad Electrónica, hay reglas generales que las empresas no deben dejar de lado. Estas se dieron a conocer como parte de los lineamientos que dan fundamento a la obligación:

1. Los registros contables deben identificar cada operación y su relación con los CFDI; principalmente de gastos, ingresos e inversiones.

2. En cada registro deberá detallarse la Forma de Pago.

3. Los contribuyentes tienen que conservar y almacenar toda la documentación en el software contable que utilizan para almacenar y procesar su información contable.

4. Poner a disposición de las autoridades su información, cuando estas lo requieran para cuestiones de comprobación.

No olvidemos que la Contabilidad Electrónica consiste en cuidar aspectos que impactan en el trabajo y operaciones de las empresas y su implementación permite un manejo más eficiente y transparente de los datos contables de la compañía.